Résumé rapide : S’organiser pour réussir, la méthode GTD ou l’art de l’efficacité sans stress, est un manuel pour gagner en productivité, en vous aidant à mettre en place un système de listes et de rappels hebdomadaires afin de vous libérer l’esprit et pouvoir vous consacrer entièrement à une tâche.
Notre citation favorite :
David Allen a vendu plus d’1,5 million d’exemplaires de son livre S’organiser pour réussir (traduit de Getting Things Done). Le livre est un système simple mais efficace à mettre en place afin de gagner en productivité. Depuis sa première publication en 2001, il a été révisé et mis à jour en 2015 pour y apporter des changements technologiques.
Découvrez le livre S’organiser pour réussir résumé.
S’organiser pour réussir Résumé
Si vous aimeriez travailler sur vos valeurs et vos objectifs mais vous pensez n’avoir pas le temps, la méthode GTD est sûrement faite pour vous. Je vous dirais qu’elle est faite pour vous de toute façon. Cette méthode permet d’augmenter efficacement votre productivité. Il n’y a pas de conditions particulières pour qu’elle fonctionne ou non.
Vous avez sûrement plein d’idées en tête, plein de projets que vous aimeriez réaliser et qui occupent votre esprit. Finalement ces idées drainent votre concentration et obstruent ainsi votre créativité. Il est difficile de trouver le temps et l’espace de voir plus grand, de réaliser vos gros projets.
L’idée de David Allen n’est pas de commencer par le plus important, par le haut de la pyramide de vos occupations et descendre ainsi par importance.
Il s’agit avant tout de maîtriser la base, de faire avancer les choses « getting things done ». Et de progresser.
Commencez avec efficacité, mais surtout commencez. Vous pourrez vous perfectionner plus tard.
Comment s’organiser pour réussir (méthode GTD)
S’organiser pour réussir (méthode Getting Things Done) consiste à améliorer sa productivité en se libérant l’esprit et en se concentrant entièrement sur une tâche.
C’est un ensemble de processus et d’habitudes qui consistent à :
- Un calendrier propre et mis à jour des tâches urgentes
- Une liste claire des actions qui peuvent être effectuées n’importe où, n’importe quand
- Une liste complète des résultats que vous vous engagez à atteindre pour les 12 prochains mois
- Un système complet pour suivre tout ce que vous faites dans votre vie professionnelle comme personnelle
En utilisant la méthode GTD vous n’oublierez plus une tâche importante, vous aurez toujours une liste de tâches à effectuer pour commencer (une fois qu’on est lancé, il est plus facile de continuer), superviser clairement ce à quoi vous vous êtes engagés dans un avenir proche. Et surtout : avoir l’esprit clair sans avoir à penser sans cesse à une tâche que vous devez faire plus tard et dont vous devez absolument vous souvenir.
En bref, la méthode GTD est un puissant système que vous pourrez utiliser pour réussir et contrôler votre vie.
J’ai lu pour la première fois Getting Things Done il y a 2 ans, et j’utilise toujours cette méthode (suivre mes progrès et me libérer l’esprit).
Aperçu de la méthode GTD :
S’organiser pour réussir passera par une méthode faite des 5 étapes suivantes :
- Capturer. Recueillir ce qui a votre attention
- Clarifier. Clarifier le procédé « Qu’est-ce que c’est? » « Comment faire pour avancer? »
- Organiser. Mettre les choses à leur place
- Examiner. Passer en revue, vérifier que le système fonctionne
- Engager. Passez à l’action
ÉTAPE 1 – Capturer
La capture signifie stocker toutes vos affaires exceptionnelles. Pour ce faire, vous devez rassembler toutes les choses inachevées dans votre tête dans des boîtes externes (des listes par exemple). Ces boîtes de réception alimentent ensuite votre système GTD.
Tout ce qui n’entre pas dans votre système reste dans votre tête à parasiter votre concentration, ce qui rend cette étape très importante.
L’objectif du stockage est de vider ces boîtes de réception satellites dans une boîte de réception principale à des fins de clarification et d’organisation.
Les boîtes peuvent être les suivantes:
Boîtes physiques :
- Bacs et boîtes au travail ou à la maison
- Dans votre maison : chaque tiroir et placard
- Des sacs de travail, de sport, de voyage
- Boîtes aux lettres
Digital :
- Applications
- Des comptes sur les réseaux sociaux
Une fois que vous aurez fini de capturer et stocker, vos boîtes de réception satellites devront vous sembler vides, organisées ou bien à servir pour un prochain tri. Les boîtes de réception principales, elles, déborderont de tâches. Il vous reste maintenant à clarifier tout cela…
ÉTAPE 2 – Clarifier
Les étapes 2 & 3, bien qu’elles soient distinctes, doivent arriver en même temps.
Clarifier le tout est une tâche importante mais aussi une des habitudes les plus utiles de la méthode.
Pour clarifier, vous devez répondre à trois questions pour chaque chose dans vos boîtes de réception :
- Qu’est-ce que c’est ? En vous demandant ce que représente réellement cette action, vous pourrez vous rendre mieux compte de son importance
- Quel est le résultat souhaité ? Qu’est-ce que ça demandera pour être complété
- Quelle est la prochaine action? Quelle est la prochaine action qu vous pouvez prendre pour faire avancer cette tâche ?
La clarification est simple à faire et permet d’avancer sur certaines tâches. Cela vous permet aussi d’éviter certaines erreurs car vous comprenez parfaitement la marche à suivre.
ÉTAPE 3 – Organiser
Lorsque vous avez une tâche à régler sur votre liste, demandez-vous ce que c’est et si c’est une action. Si c’en est une, il y a 3 possibilités :
- La tâche n’est plus utile, elle peut aller à la poubelle
- Ce n’est pas urgent mais il faudra le faire plus tard : mettez-la de côté à incuber avec un rappel
- Gardez la tâche en référence si elle peut servir plus tard
Si c’est une action, il y a également 3 options :
- Faites-la sur le moment même, si ça prend 2 minutes
- Déléguez l’action à la bonne personne si ça prend plus de 2 minutes et que vous n’êtes pas la plus apte à la faire
- Si vous êtes la bonne personne et que l’action demande plus de 2 minutes, reportez l’action et suivez-la avec précision sur vos listes
ÉTAPE 4 – Examiner
Les étapes 1 à 3 permettent de mettre votre esprit au clair et à renforcer votre créativité en sortant de votre tête des tâches, en les définissant et les organisant.
Mais pour garder votre système claire, il est nécessaire de réexaminer votre processus :
- Rester au clair : Faites à nouveau les étapes 1 à 3
- Être à jour : vérifier vos listes et boîtes de réception
- Soyez créatif : une fois votre esprit libéré, profitez-en pour penser à d’autres projets
Une revue hebdomadaire de votre méthode GTD est ce qui vous permet de faire fonctionner efficacement la méthode, d’éviter les erreurs et toujours prendre du recul pour analyser votre avancée.
ÉTAPE 5 – Engager
L’étape 5, l’engagement, est la conclusion de la méthode pour S’engager pour réussir. Une fois les étapes précédentes remplies, vous permettant d’avoir un système clair, il vous reste à passer à l’action. C’est ici que vous aurez à dépenser le plus d’énergie.
DÉCIDER PAR OÙ COMMENCER
Vous devez maintenant définir par où vous allez commencer. Pour savoir ce que vous pouvez faire, hiérarchisez vos tâches en fonction des 3 points suivants :
- Contexte : que pouvez-vous faire en fonction du matériel et de votre situation ?
- Temps disponible : que pouvez-vous faire tout de suite sans interruption? Gardez les plages horaires larges pour entrer en Deep work et être plus efficace.
- Énergie : quel état mental et physique avez-vous ?
En conclusion de cette étape, vous ne devez pas vous lancer directement dans un travail, même urgent, tant que vous n’avez pas effectué les 3 premières étapes. Collectez, clarifiez et organisez la tâche avant de la commencer, même si elle paraît urgente.
La tâche sur laquelle vous allez vous mettre doit être celle qui est réellement la plus importante.
L’important d’après David Allend est d’adopter une habitude créant un écart entre le stimulus et la réponse. En maitrisant le stimulus vous serez plus performant et efficace.
ÉTAPE 6 – Planifier
Pour identifier la prochaine action d’un projet il est possible de faire confiance à son cerveau.
LA PLANIFICATION NATURELLE
Lorsque l’on réfléchit à un plan on peut penser que le processus est simple, d’après David Allen ce processus de « plannification naturelle » passe par 5 étapes :
- Définir le but et les principes : pour quelles raisons faites vous cela et quelles seront les limites ?
- La vision des résultats : quel résultat final espérez-vous ?
- La réflexion (brainstorming) : une fois votre vision des résultats, quelles idées vous viennent naturellement ? Remplissez naturellement les blancs de votre plan et gardez les idées négatives qui peuvent apparaître.
- Organiser : les différentes idées étant maintenant générées, votre cerveau les classe par composants, importance, puis par ordre logique.
- Identifier les prochaines actions : quelle est la prochaine action que vous pouvez prendre
Ces 5 étapes se font naturellement dans votre cerveau quand vous préparez chaque chose de votre journée. C’est ce processus que vous utilisez quand vous vous habillez pour la journée, quand vous planifiez une sortie entre amis.
Ce modèle contraste avec un autre modèle, la planification non-naturelle ou planification réactive.
LA PLANIFICIATION RÉACTIVE
Parce que ce modèle, que l’on qualifie souvent de « planning » est souvent artificiel et non pertinent, les gens ne planifient pas, du moins pas comme il faudrait, avec précision. Lorsqu’une réunion n’est pas planifiée par exemple, les gens avanceront moins ( ce qu’on qualifierait de réunionite). Les personnes participant à un évènement mal planifié appliqueront alors naturellement la planification naturelle.
David Allen suggère alors de reprendre les 5 étapes de la planification naturelle lorsque vous voulez planifier sans vous tromper un objectif plus important.
Pour ceux qui voudraient monter leur entreprise ou quitter leur travail, suivez la méthode GTD et appliquez là telle que présentée dans le résumé de la Semaine de 4 heures de Tim Ferriss. Augmentez votre productivité de manière intelligente.
Planifier globalement vos horizons
Pour ce qui est des objectifs et du tableau global de votre vie, David Allen propose d’établir 5 horizons :
- But et principes : Il s’agit là du « Pourquoi? ». Pourquoi vous faites cela, quelle est la mission ou l’objectif qui vous fait vivre. Les principes constituent en quelque sorte les valeurs sur lesquelles vous vous appuierez pour réussir.
- Vision: Ayez une vision nette de ce à quoi ressemblerait le succès pour vous. Il s’agit du « Quoi? », un horizon long terme que l’on peut établir entre 3 et 5 ans.
- Objectifs : Quels résultats importants visez-vous à moyen terme entre 1 et 2 ans.
- Compétences et responsabilités : quelles compétences comptez-vous maîtriser avant 1 an ?
- Projets actuels : Quels objectifs souhaitez-vous atteindre à court terme ?
Ce qui nous amène à l’horizon immédiat : les tâches et actions à effectuer immédiatement ou rapidement, celles que l’on tire de la méthode GTD.
Pour qui je recommande le résumé de S’organiser pour réussir ?
En conclusion, la méthode GTD, issue du livre S’organiser pour réussir de David Allen propose une méthode afin de vous libérer l’esprit, améliorer votre productivité, et planifier ensuite afin construire de la discipline et atteindre vos objectifs.
Ce livre est fait pour chaque personne qui n’arrive pas à se tenir à sa To-Do List et pour tous ceux qui ont tout le temps trop d’idées et de projets en tête et n’arrivent plus à penser clairement.